Het komt vrij regelmatig voor dat bestuursleden van verenigingen en stichtingen wat langer aanblijven dan statutair bepaald. Dat heb ik ook in mijn praktijk door de jaren heen diverse keren ervaren. Er zijn doorgaans ook goede redenen voor, zoals een reorganisatie, opheffing of opvolgingsproblemen.Soms voldoet bijvoorbeeld een voorzitter zo goed als 'gezicht' van de club, dat iedereen het gewoon heel erg prettig vindt om zo iemand te behouden. Het is dan een kwestie van een goed onderbouwd voorstel inbrengen bij de ALV (vereniging) of in het bestuur (stichting) en dan is een extra termijn goed geregeld, zo is de gangbare gedachte. Is dit echter zo wel goed geregeld?

Nee dus! Het risico zit hem in de rechtsgeldigheid van een dergelijke besluitvormingsproces. Als de statuten niet meer regelen dan de bestuurstermijnen en het aantal keren dat verlenging mogelijk is, dan is dat echt de maximale termijn (vaak 3 maal 3 of 4 jaar) en kan er niet rechtsgeldig verlengd worden. Bestuursleden die langer dan de gestelde termijnen aanblijven, hebben dus strikt genomen geen formele status meer en kunnen dus formeel geen besluiten meer nemen. Zij kunnen hier dan ook op worden aangesproken. Als er op enig moment juridische problemen binnen een vereniging of stichting ontstaan als gevolg van zo'n besluit, kan de overschreden termijn je als bestuurder duur komen te staan.

In de praktijk is er meestal niets aan de hand en is iedereen blij met zulke betrokken bestuursleden. Toch is het goed om als bestuur eens de statuten door te lezen en te kijken hoe het is gesteld met de gestelde termijnen. Zeker als je aan de vooravond staat bij het nemen of formaliseren van belangrijke, ingrijpende of kostbare besluiten. Advies: laat dergelijk besluiten vooral door de bestuursleden vastleggen die nog binnen hun termijn actief zijn. Dit kan vervelende situaties voorkomen. 

Martina van den Dool
Verenigingsmanager MOS