Blog: Vergaderdiscipline

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: vergaderingen waar je tegen opziet. Ze zijn te lang, verlopen chaotisch, of missen doel en leiding. En dan zijn er ook nog laatkomers, vroeg-vertrekkers, veelpraters of stille deelnemers. Voor je het weet zit je met kromme tenen je tijd uit te zitten en snak je naar frisse lucht. Zeker als je het bestuurswerk in je vrije tijd doet, wil je dat gevoel voorkomen.

In mijn rol als verenigingsmanager observeer ik bestuurs- en ledenvergaderingen met enige afstand. Mijn formele rol ligt vooral in de voorbereiding en afwikkeling, niet tijdens de vergadering zelf. Toch heb ik zelf veel ervaring opgedaan als directie- en bestuurslid en weet ik hoe uitdagend het kan zijn om formele overlegmomenten effectief te laten verlopen. Omdat ik van nature ongeduldig ben en graag snel van A naar B ga, streef ik naar korte, efficiënte vergaderingen. Dit jaar maakte ik bij een van de MOS-klanten de kortste ALV ooit mee. We hadden deze met het bestuur grondig voorbereid: alle stukken werden vooraf toegestuurd, met tijd voor reacties en vragen. Er was vooraf duidelijk gecommuniceerd dat de ALV maar een klein deel van het middagprogramma zou beslaan. Tijdens de vergadering zelf konden we daardoor snel schakelen over de benodigde besluiten (jaarverslag, -rekening, jaarplan, begroting). Binnen 20 minuten was de ALV afgerond, mede dankzij een professionele en humoristische voorzitter, die het voor een zaal van ruim 100 toehoorders helder hield. Achteraf werd er bij de borrel zelfs om gelachen.

Belangrijke eigenschappen
In de afgelopen twintig jaar dat ik voor verenigingen werk, heb ik misschien wel meer dan 100 voorzitters meegemaakt. De meest indrukwekkende voorzitters deelden een aantal eigenschappen:

• Zij hadden de stukken goed voorbereid en wisten welk besluit gevraagd werd.
• Ze hadden een strakke planning en bewaakten het overzicht.
• Ze begonnen op tijd en lieten geen onnodige uitloop toe. Laatkomers of frequente afzeggers werden nagebeld.
• Ze zagen erop toe dat actiepunten werden opgevolgd.
• En vooral: ze beschikten over sterke communicatieve vaardigheden en natuurlijk leiderschap.

Overweegt jouw verenigingsbestuur vaker of langer te vergaderen omdat er veel speelt? Tenzij er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden, zoals een crisis, zou ik dat afraden. Analyseer eerst de agenda: hoe operationeler de onderwerpen, hoe meer de bestuursvergadering op een werkoverleg lijkt. Stel in dit geval voor om zulke zaken af te stemmen met een kleiner groepje of kijk of uitvoeringszaken elders kunnen worden belegd. Bestuursvergaderingen zijn er in mijn beleving voor afstemming en het bespreken van kaders en hoofdlijnen. “Vergaderen is een vorm van verval,” zei schrijver Gerrit Krol eens. Misschien is dat een mooie stelling om eens te agenderen.

Martina van den Dool
Verenigingsmanager MOS