Wet digitale algemene vergadering

Wet digitale algemene vergadering – wat betekent dit voor jouw vereniging?
Tijdens de coronapandemie bleek er binnen verenigingen een grote behoefte aan digitale algemene ledenvergaderingen (ALV’s). Tijdelijke wetgeving maakte dit mogelijk, maar na afloop daarvan moesten verenigingen weer terug naar fysieke of hybride bijeenkomsten – tenzij er een bepaling in de statuten is opgenomen die een digitale ALV, en daarmee digitale besluitvorming, toestaat. Inmiddels ligt er een wetsvoorstel dat digitale ALV’s blijvend mogelijk maakt. 

Wat regelt deze nieuwe wet?
De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen maakt het mogelijk dat een vereniging volledig digitaal een Algemene Ledenvergadering kan houden — ook als dat (nog) niet in de statuten is vastgelegd. Daarmee komt er een einde aan de onduidelijkheid en beperkingen na de coronaperiode.

De wet wijzigt Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Hierdoor krijgen verenigingen, coöperaties, VvE’s, onderlinge waarborgmaatschappijen, BV’s en NV’s meer ruimte om hun vergaderingen digitaal te organiseren. De wet stelt tegelijk aanvullende voorwaarden aan het gebruik van digitale communicatiemiddelen. Dit om de rechtszekerheid en gelijkwaardige participatie te waarborgen.

Wat verandert er precies?
De belangrijkste veranderingen op een rij:

• Een volledig digitale ALV wordt wettelijk mogelijk gemaakt, zonder dat je dit in je statuten hoeft te regelen.
• De oproeping voor vergaderingen mag ook volledig digitaal plaatsvinden (bijvoorbeeld per e-mail).
• Er gelden wel enkele voorwaarden:
  • Er moet voldoende draagvlak zijn onder de leden of deelnemers.
  • De vergadering moet qua opzet en interactie zoveel mogelijk lijken op een fysieke bijeenkomst.
  • Deelnemers moeten volwaardig kunnen meedoen: stemrecht uitoefenen, vragen stellen en toegang hebben tot alle relevante informatie.

Wat is de huidige stand van zaken?
De wet is nog niet in werking getreden, maar nog in behandeling bij de Tweede Kamer. Dit zijn de belangrijkste stappen tot nu toe:

• 11 januari 2024: wetsvoorstel ingediend
• 4 maart 2024 en 20 januari 2025: parlementaire behandeling
• 28 mei 2025: plenaire behandeling in de Tweede Kamer

De inwerkingtreding volgt pas na koninklijk besluit. Per onderdeel kan een andere ingangsdatum worden bepaald.

Wat betekent dit nu voor jouw vereniging?
Op dit moment geldt nog steeds dat je alleen volledig digitaal mag vergaderen als dat in je statuten staat. Wil je toch nu al digitaal vergaderen zonder die bepaling? Dan loop je juridisch risico — bijvoorbeeld als een genomen besluit wordt aangevochten. Totdat de wet van kracht is, kun je:

• Een hybride vergadering organiseren (deels fysiek, deels digitaal)
• Of je statuten aanpassen om volledige digitalisering mogelijk te maken

Zodra de wet in werking is getreden, mag je zonder statutenwijziging volledig digitaal vergaderen, zolang je aan de voorwaarden voldoet.

Term ALV versus AV
De term Algemene Ledenvergadering (ALV) wordt specifiek gebruikt voor de algemene vergadering van een vereniging. In de praktijk wordt deze term dan ook vaak gebruikt. Er zijn echter ook verenigingen die een verschuiving maken naar de term Algemene Vergadering (AV). Dit is de overkoepelende term die in wetgeving, met name het Burgerlijk Wetboek, gebruikt wordt voor de vergadering van alle leden van een organisatie, zoals verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Voor een vereniging kunnen beiden termen worden gebruikt, echter de wetgeving, gebruikt de term Algemene Vergadering (AV) omdat deze term een bredere groep organisaties dekt.

Meer informatie
Wil je meer lezen over dit wetsvoorstel of je leden wijzen op officiële bronnen? Raadpleeg dan de volgende websites:

• Website Eerste Kamer: wetsvoorstel 36489
• Internetconsultatie: Wet digitale algemene vergadering

Heb je vragen over hoe je dit voor jouw vereniging het beste kunt organiseren? Wij denken graag met je mee.