Blog - Neem de tijd, maar niet te lang

Neem de tijd, maar niet te lang

Als je ouder wordt, verandert je tijdsbeleving. Een dag, week of maand is zo om, maar ook jaren lijken steeds sneller voorbij te gaan. Een verenigingsjaar gaat zeker hard, want na aftrek van vakantieperioden heeft een bestuur doorgaans maar negen maanden over om plannen te realiseren. De jaarlijkse contributie leidt tot de verplichting ook iets voor dat geld te bieden, want leden stellen zich vaker op als consument dan voorheen.

Het kan zijn dat bepaalde plannen en ontwikkelingen meer tijd kosten dan een verenigingsjaar, maar zorg dan dus wel dat er nog genoeg ‘regulier’ aanbod is. De tijd nemen is goed, maar niet te lang.

Factoren die van invloed zijn op het tempo en de slagvaardigheid:
• Beschikbaarheid van bestuursleden of andere vrijwilligers.
• Voldoende ondersteuning en middelen.
• Duidelijkheid over strategie en beleid.

Je kunt over een groot bestuur beschikken of goed toegeruste uitvoerders, maar als er geen heldere visie onder je plannen ligt, loopt de uitvoering toch vast. En als iedereen wel weet waar het naartoe moet, maar er geen menskracht is om het handen en voeten te geven, stokt het proces evenzeer. Verenigingen zijn hier extra gevoelig voor, omdat bestuurswerk nu eenmaal niet hetzelfde is als een bedrijf runnen. De meeste bestuursleden kunnen zich nooit volledig op de vereniging focussen door andere verplichtingen in hun dagelijks leven.

“Goh, wat hebben we eigenlijk veel gedaan!”, hoor ik vaak in het voorjaar bij het concept-jaarverslag op de agenda. Soms is iedereen zo druk geweest met vergaderen en activiteiten, dat het grotere plaatje van strategie en doelen wat naar de achtergrond verdwenen is. In mijn rol als verenigingsmanager help ik daarbij: dit is waar jullie naartoe willen, dit zijn de middelen die we daarvoor inzetten en dit is hoever we zijn gekomen.

Sommige bestuursleden beperken zich tot algemene coördinatie en monitoring en laten de uitvoering aan anderen over. Maar bij veel besturen komt ook operationeel nog het nodige langs. Dan komt het erop aan beschikbaar te zijn, heldere lijnen uit te zetten en over menskracht en middelen te beschikken. Daar mag soms best de tijd voor genomen worden, maar laat leden niet te lang wachten op wat is beloofd.

Laatst las ik over het Parkinsonprincipe: ‘Work expands to fill the time available’. Ofwel: als je iets meer tijd geeft, duurt alles ook langer. Een bestuur met een sterke overlegcultuur zal waarschijnlijk meer tijd nemen om stappen te zetten. En wie minder delegeert aan de uitvoerders, is ook meer tijd kwijt.

Om tijd te winnen is het verstandig niet te lang te blijven hangen in strategische discussies. Leg die vast voor een aantal jaren, voorzien van een financieel plan en ga dan op jaarbasis aan de slag met de uitwerking van realistische plannen. Liever twee goed te realiseren plannen dan zes die door tijdgebrek maar half van de grond komen.

Wie te veel tijd verliest, verliest uiteindelijk ook leden.

Martina van den Dool

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________