Volledig digitale ALV mogelijk

Nieuwe wet maakt volledig digitale ALV mogelijk
Goed nieuws voor verenigingen die hun ledenvergadering toegankelijker en flexibeler willen organiseren. Door het aannemen van deze wet kun je als vereniging je algemene ledenvergadering (ALV) geheel digitaal laten plaatsvinden.

Wat verandert er?
Tot nu toe was een volledig digitale ALV niet mogelijk. Met de nieuwe wet kunnen verengingen zelf kiezen uit drie mogelijkheden:

• Een fysieke vergadering
• Een hybride vergadering (fysiek én online)
• Een volledig digitale vergadering

Je bepaalt dus zelf welke vorm het beste past bij de leden en de situatie.

Aan welke voorwaarden moet een digitale vergadering voldoen?
De wet stelt duidelijke eisen om ervoor te zorgen dat leden daadwerkelijk kunnen deelnemen aan de vergadering en besluitvorming. Leden moeten:

• De vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid.
• Via een tweezijdige audiovisuele verbinding kunnen deelnemen aan de beraadslaging.
• Hun identiteit kunnen laten vaststellen.
• Hun stemrecht rechtstreeks kunnen uitoefenen.

 Daarnaast moet in de uitnodiging (oproeping) duidelijk staan hoe leden kunnen deelnemen, vragen kunnen stellen en hun stem kunnen uitbrengen.

Digitale toegankelijkheid
Denk ook aan digitale toegankelijkheid. Niet alle leden zijn even digitaal vaardig. Daarom benadrukt de wet dat verenigingen rekening moeten houden met leden die ondersteuning nodig hebben. Als vereniging moet je ervoor zorgen dat leden daadwerkelijk kunnen deelnemen. Denk bijvoorbeeld aan:

• duidelijke instructies vooraf;
• Ondersteuning bij het inloggen;
• hulp bij digitaal stemmen;
• een telefonisch aanspreekpunt tijdens de vergadering.

Moeten de statuten worden aangepast?
Voor verenigingen heeft de wetgever er bewust gekozen voor een laagdrempelige regeling. Een machtiging van de ALV kan voldoende zijn om digitale vergaderingen mogelijk te maken. Het is echter verstandig om de statuten van je vereniging goed te laten controleren. Sommige verenigingen hebben bepalingen opgenomen die uitsluitend fysieke vergaderingen toestaan of aanvullende voorwaarden stellen aan digitale besluitvorming. In dat geval kan een statutenwijziging alsnog nodig of wenselijk zijn. Een controle vooraf voorkomt discussies achteraf over de geldigheid van besluiten.

Wat kun je als bestuur doen?
Het is goed om te kijken hoe het binnen jouw vereniging nu is geregeld. Controleer:

• Of de statuten van je vereniging o andere rechtsvorm aansluiten op de nieuwe wet.
• Of je huidige vergadersysteem voldoet aan de wettelijke eisen.
• Hoe je de identiteit van deelnemers vaststelt.
• Hoe digitale stemmingen worden georganiseerd.
• Welke ondersteuning leden eventueel nodig hebben om deel te kunnen nemen.

Aandachtspunt
De Eerste Kamer heeft de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen aangenomen. De wet treedt echter pas in werking op een nog nader te bepalen datum. Tot die tijd blijven de huidige regels gelden.

Meer informatie
Meer informatie over dit besluit vind je via deze link 

Bron: website Eerste Kamer der Staten-Generaal