Hoeveel handen aan het stuur?

Jaren geleden bezocht ik een lokale afdeling van een grote belangenvereniging. Er zaten minstens tien bestuursleden in de vergaderzaal, die allemaal een deeltaak bleken te hebben. Zo’n lokale afdeling was vooral gericht op de gezelligheidsfactor, dus voor alles wat georganiseerd werd, was wel een bestuurslid verantwoordelijk. Eigenlijk werd iedere vrijwilliger vanzelfsprekend lid van het bestuur, zonder de vraag te stellen of men daar ook echt geschikt voor zou zijn. Dit soort clubs zijn dan ook vaak conflictgevoelig, is mijn ervaring.

Veel verenigingen hebben moeite met het vinden van geschikte bestuursleden, zeker als het om onbetaalde functies gaat. Daarbij valt mij op dat men toch nog vaak blijft hangen bij het idee dat een bestuur beter werkt als het team groot is: meer beschikbare tijd om dingen te doen die je wilt bereiken. Terwijl je volgens mij effectiever kunt besturen met maximaal vijf leden, zeker als er sprake is van goede ondersteuning (al dan niet betaald).

Bij besturen die een grotere omvang hebben, zie ik vaak het volgende gebeuren:

• Individuele bestuursleden die zich voornamelijk op een deelgebied richten en daardoor minder oog hebben voor de hoofdlijnen en het algemene belang; dat vraagt veel coördinatie door de voorzitter en (eventuele) verenigingsmanager.
• Kans op micromanagement vanuit het bestuur (bezighouden met uitvoeringsdetails) en door rolverwarring sneller complicaties in de samenwerking met uitvoerende professionals of vrijwilligers.
• Meer plannen en ambities ontwikkelen dan uitvoerbaar is met de beschikbare menskracht, waardoor er eigenlijk steeds minder van de grond komt.

Dit kost alle betrokkenen uiteindelijk meer tijd voor afstemming en bijsturing, niet zelden gepaard gaand met frustraties bij zowel bestuursleden als uitvoerders. Een vereniging kan zo — met de beste bedoelingen — een kruiwagen met kikkers worden die steeds moeilijker bestuurbaar is.

Het bestuur is juist een select gezelschap dat gedurende bepaalde tijd de strategische en beleidsmatige kaders neerzet, waarmee vervolgens anderen aan de slag kunnen. Men bepaalt de koers, de doelstellingen, de budgetten en vervolgens wordt de voortgang bewaakt en bijgesteld waar nodig. Daarbij moet men zich realiseren dat een vereniging besturen niet hetzelfde is als een bedrijf leiden.

De rol van voorzitter, secretaris en penningmeester vormt de basis. Daarnaast is het goed om een bestuurslid te hebben voor communicatie & PR en de kernactiviteiten van de vereniging. Door slim te organiseren, met minder handen aan het stuur, kun je veel van het werk aan anderen overlaten en je focussen op de hoofdlijnen. De kunst van het loslaten, zeg maar.

Martina van den Dool